Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Woningstichting Mercatus (hierna: "Mercatus" of "wij").
Wij hebben te maken met een wettelijk kader en de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een EU-verordening. Wij vinden het belangrijk dat jouw privacy en vertrouwelijke (persoons-)gegevens bij ons veilig zijn. Wij voelen ons verantwoordelijk voor deze gegevens en beveiligen deze zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangeeft.
Hoe we dit doen lees je in deze Privacyverklaring.
Beveiliging en betrouwbaarheid
Wij nemen het beveiligen van jouw persoonsgegevens zeer serieus en nemen daarom maatregelen tegen misbruik, verlies of toegang door onbevoegden. Ook bewaren wij jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Gaat er toch iets mis en is dat nadelig voor jou? Dan informeren wij je zo snel mogelijk. En heb je het gevoel dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik van wordt gemaakt? Neem dan contact met ons op. Dit kan telefonisch, aan de balie of via e-mail.
Mercatus heeft een beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging.
Alleen diegenen die namens Mercatus betrokken zijn bij de dienstverlening aan jou of bevoegd zijn volgens de regels van de privacywetgeving, hebben toegang tot jouw persoonsgegevens. De betrokkenen met toegang tot jouw persoonsgegevens, zijn verplicht om vertrouwelijk met de informatie om te gaan.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren ujou persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor onze dienstverlening. Tenzij het bewaren van jouw persoonsgegevens noodzakelijk is om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.
Je persoonsgegevens
Als je een woning van Mercatus huurt of wilt huren dan hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Denk aan je naam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook gegevens over je inkomen.
Als je bij Mercatus solliciteert hebben wij jouw CV en motivatiebrief nodig en je e-mailadres of telefoonnummer zodat we contact met je op kunnen nemen. Je CV wordt voor een korte periode opgeslagen, ook als hier gegevens op staan die Mercatus niet nodig heeft in het kader van je sollicitatie.
Waarvoor heeft Mercatus deze gegevens nodig
Mercatus gebruikt persoonsgegevens van klanten die een woning, appartement, garage of andere ruimte van ons huren. Ook worden er gegevens gebruikt van kandidaat-huurders. Sommige gegevens moeten wij verplicht bewaren voor de accountantscontrole en belastingaangifte.
Wij hebben gegevens van je nodig voor bijvoorbeeld:
- Het toewijzen van een woning.
- Het maken van een huurovereenkomst.
- Controle van je identiteit.
- Voor (huur)betalingen en het versturen van rekeningoverzichten.
- Om je op tijd te informeren over het beheren en onderhouden van de woning.
- Het tegengaan van overlast en illegale bewoning.
- Het bijhouden van huurachterstanden.
- Het bijhouden en analyseren van data over verhuizingen.
- Het beantwoorden van jouw vragen.
- Overige zaken die direct verband hebben met de verhuur en het onderhoud van de woningen van Mercatus zoals klanttevredenheidsonderzoeken en enquêtes.
- Contact met je opnemen naar aanleiding van je sollicitatie.
Elk jaar vraagt Mercatus bij de Belastingdienst een indicatie van het gezamenlijke huishoudinkomen en het aantal personen in het huishouden op voor de inkomensafhankelijke huurverhoging.
Van belangstellenden voor een koopwoning worden de contactgegevens, na je akkoord, doorgegeven aan onze makelaar.
Welke gegevens heeft Mercatus nodig
Mercatus verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Naam- en contactgegevens: je voor- en achternaam, huidige adres, adressen waar je hebt gewoond, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en het aantal gezinsleden/bewoners.
- Betaalgegevens: je rekeningnummer, betaalhistorie en inkomensgegevens.
- Bijzondere persoonsgegevens: wij verzamelen alleen bijzondere persoonsgegevens als je deze vrijwillig verstrekt of als dit op grond van wet- en regelgeving noodzakelijk en/of toegestaan is. Als het nodig is dan worden ook gegevens van bijvoorbeeld geestelijke gezondheidszorg, jeugdzorg of gegevens over crimineel gedrag (zoals bijvoorbeeld een wietplantage) gebruikt.
Mercatus verzamelt geen persoonsgegevens bij derde partijen en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die jij aan ons geeft.
Uitgangspunten voor gegevensverwerking
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens op basis van:
- Overeenkomst: Voor het (ver)huren van een woning wordt een huurovereenkomst opgesteld tussen de huurder en Mercatus. Voor deze huurovereenkomst zijn bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk.
- Wettelijke plicht: wij gebruiken jouw persoonsgegevens als dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichting.
- Gerechtvaardigd belang: als Mercatus een zwaarder, gerechtvaardigd belang heeft dan jouw privacybelang, dan is Mercatus gerechtigd je persoonsgegevens -in die situatie- te gebruiken. Denk hierbij aan het gebruik van persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude, overlast en hennepteelt te bestrijden.
Ook gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor:
- Samen Wonen: Ons bewonersblad Samen Wonen sturen wij naar al onze huurders om hen te informeren over ontwikkelingen bij Mercatus en de verhuursector.
- Klanttevredenheidsonderzoek: Wij vinden het belangrijk om onze dienstverlening te verbeteren en om te weten of onze klanten tevreden zijn. Daarom schakelen wij een externe partij in om regelmatig onderzoek te doen naar tevredenheid. Dit onderzoek gaat via de telefoon of digitaal. Hiervoor verstrekken wij jouw gegevens aan de externe partij, maar zij mogen deze niet voor andere doeleinden gebruiken.
Delen van persoonsgegevens met derden
Om afspraken zo goed mogelijk uit te voeren kunnen wij andere bedrijven inschakelen. Zo kan bijvoorbeeld een aannemer worden ingehuurd om een reparatie aan de woning uit te voeren. Deze ingeschakelde bedrijven krijgen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak, zoals je adres, telefoonnummer en/of e-mailadres zodat zij een afspraak met je kunnen maken. Met deze bedrijven is afgesproken dat zij jouw gegevens niet ergens anders voor mogen gebruiken of mogen doorgeven aan andere bedrijven of instanties.
Wij gebruiken softwareprogramma's om werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. De leveranciers van deze softwareprogramma's hebben toegang tot persoonsgegevens. Mercatus heeft met deze bedrijven overeenkomsten afgesloten zodat jouw gegevens veilig zijn.
In bepaalde situaties kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met de politie of zorginstellingen, om bijvoorbeeld woonoverlast of fraude aan te pakken.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan andere bedrijven en Mercatus gebruikt jouw persoonsgegevens niet buiten de EU.
Rechten van de betrokkene
Op grond van de AVG heb je als betrokkene verschillende rechten. Wij willen dit graag goed uitvoeren. Je kunt een beroep doen op een van onderstaande rechten door een e-mail of een brief te sturen of een verzoek te doen aan de balie op ons kantoor. Je hebt de volgende rechten:
- Recht van inzage: je hebt het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben gebruikt.
- Recht op rectificatie: je hebt het recht dat wij persoonsgegevens van jou corrigeren als die onjuist zijn.
- Recht op gegevensverwijdering: je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen als wij deze niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor ze werden gebruikt.
- Recht op beperking van het gebruik: indien de juistheid van de verwerkte persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden of je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, dan heb je recht op beperking van de verwerking. Dat wil zeggen dat de persoonsgegevens dan (tijdelijk) niet gebruikt of gewijzigd mogen worden.
- Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: je kunt ons vragen om al je persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.
- Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens door ons. Bij zo'n verzoek staken wij het gebruik van uw persoonsgegevens , tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen.
- Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking: je hebt het recht niet te worden onderworpen aan een besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden als dit besluit uitsluitend op geautomatiseerde gegevensverwerking is gebaseerd.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Mercatus kan deze privacyverklaring aanpassen. Bekijk deze daarom regelmatig zodat je op de hoogte blijft.
Klachten
Als je een klacht hebt over onze werkwijze, dan kun je dit melden bij onze bestuurssecretaris. Zij heeft de rol en het takenpakket van Privacy Officer.
Of je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via
Contact
Je kunt contact opnemen met Mercatus via:
Postbus 20
8300 AA Emmeloord
E-mail:
Telefoon:
Ook kun je contact opnemen met onze Privacy Officer via